MICROSOFT ACCESS
JESÚS ANTONIO BARROS DE LA CRUZ
JUAN JOSE BETANCUR ECHAVERRIA
JUAN SEBASTIAN NEIRA ALVARADO
GRADOS:
OCTAVOS B, C.
PROFESOR:
Lic. LUIS FERNANDO PINTO DELGHAMS
CIUDADELA EDUCATIVA COOEDUMAG
SANTA MARTA D.T.C.H.
2010
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..........................................................PAG. 3.
OBJETIVOS....................................................................PAG. 4.
MICROSOFT ACCES....................................................PAG. 5-11.
CONCLUSIÓN...............................................................PAG. 12.
WEBGRAFIA..................................................................PAG. 13.
INTRODUCCIÓN
En este trabajo estudiaremos el Microsoft Access que tiene como fin aprender más sobre el programa, realizar trabajos mas adelante sobre ello. Sera de mucha ayuda este trabajo para nosotros.
Este trabajo constara de las informaciones requeridas por el docente para que así sea un trabajo excelente.
Nosotros no podremos entregar una respuesta absoluta, sino que entregar algunos elementos que permitan a las personas que vean este trabajo para que tengan una idea sobre el tema y así sacar sus propias conclusiones.
OBJETIVOS
Objetivos Generales:
Adquirir algunos conocimientos sobre Microsoft
Access.
Identificar el tema como parte esencial dentro de la informática.
Objetivos específicos:
Identificar el programa y así poder crear archivos.
Valorar la informática como una herramienta clave para nuestras vidas.
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es un programa del sistema operativo creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.
Office Access versión 1.0 fue lanzado por Microsoft en noviembre de 1987. Rápidamente, en junio de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación Access Basic.
Su nombre código fue Cirrus; el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic; Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BASIC debía ser desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre sí, estos proyectos fueron desarrollados por separado; sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.
Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de base de datos.
Fechas de creación
* 1992 - Access 1.0
* 1993 - Access 1.1
* 1994 - Access 2.0
* 1995 - Access 95
* 1997 - Access 97
* 2000 - Access 2000
* 2001 - Access XP o 2002
* 2003 - Access 2003
* 2007 - Access 2007
* 2010 - Access 2010
TABLA
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a una personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.
Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades presentadas.
- Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros
-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.
-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.
En la tercera elegiremos si, una vez creada la tabla si desea:
- Modificar el diseño de tabla.
- Introducir datos directamente a tablas.
- Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el asistente.
- Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitara la carpeta y el nombre del archivo deseado.
- Vincular tabla: crea tablas en la base de datos actual que están vinculadas a tablas de un archivo externo.
Una vez creada la tabla, es posible visualizarla en Vista de diseño o Vista hoja de datos.
CONSULTAS Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
* De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
* De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
* De acción: altera el contenido de registros en una única operación
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
* Elegir campos específicos de tablas específicas;
* Seleccionar informaciones vía criterios;
* Mostrar las informaciones en varios órdenes;
* Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
* Calcular totales;
* Crear formularios e informes;
* Crear otras consultas y gráficos.
Generar una nueva consulta.
La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc.
Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.
La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser realizada a través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón correspondiente en la barra de herramientas.
La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.
FORMULARIO
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:
* En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos
* Elegir la opción Asistente de formulario
* Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado.
* Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.
Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos
Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
INFORMES
Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.
Informes generados por asistentes
Para mostrar como se genera un informe a través del asistente será utilizado el ejemplo que imprime la relación de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada departamento.
También deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como así también el total general de la empresa. El informe final generado es presentado en al figura7.1.
FIGURA 7.1 Informa Empsal por cargo por depto. (versión final).
Como es un informe que involucra informaciones con origen en las tres tablas de la base de datos, debemos crear inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias. En la consulta fueron utilizadas leyendas mnemotécnicas para facilitar las elaboraciones posteriores:
* Sigla del departamento (depsig)
* Nombre del departamento (depnom)
* Código del cargo (carcod)
* Nombre del cargo (carnom)
* Número del empleado (empnum)
* Nombre del empleado (empnom)
* Salario del Cargo (carsal)
La pantalla del proyecto de esta consulta consta de la figura 7.2 observar que ya fue indicado el orden adecuado de clasificación: sigla del departamento, código del cargo y nombre del empleado. Mientras tanto, esto no es obligatorio para generar el informe, el asistente efectivamente rehace esa clasificación.
El informe en su versión original fue generado por el asistente del informe, opción seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana también debe ser elegida la consulta empsal por cargo por depto. cuyos registros irán a componer el informe generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuación.
1. Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irán apareciendo las líneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y carsal.
2. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar salarios por cargo dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.
CONCLUSIÓN
Fue una experiencia muy buena al estudiar Microsoft Access hemos aprendido muchas cosas de este tema las cuales nos van a ayudar en el proceso de aprendizaje del área de informática.
El tema es muy interesante y esperamos que estudiemos este tipo de temas más a menudo para aprender sobre tecnología e informática.
WEBFRAFÍA
* http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/tablas
* http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm
* http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/formularios.htm
* http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/informes.htm
